Zo word je steeds succesvoller

Talent, geluk, intellect, kansen krijgen, de hoofdprijs winnen, allemaal manieren om succesvol te worden. Maar wel manieren waar je geen controle over hebt. Ontdek waar je wél controle over hebt en hoe je je succes laat groeien.

Zo word je in ieder geval níet succesvol

Laten we eens een voorbeeld nemen van hoe iemand zijn bedrijf opbouwt: Peter leent een bedrag voor de initiële kosten. Binnen een jaar of drie heeft hij genoeg inkomsten en klanten om er van te kunnen leven en de lening af te betalen. De vraag naar zijn diensten blijft groeien; hij neemt werknemers in dienst. De omzet groeit, het bedrijf groeit. 

De winst stijgt echter maar marginaal. Peter gaat er zelf financieel niet veel op vooruit en het lijkt alleen maar drukker te worden. Hij moet tijd met zijn kind opofferen om de drukte bij te benen. Een hoge hypotheek en de hoge maandlasten van de auto helpen ook niet echt mee. 

Mensen die Peter kennen zijn jaloers op hem, want hij runt een groot bedrijf met veel medewerkers, hij heeft een groot huis en een dure auto. Maar Peter is flink gestrest en ligt er een burn-out op de loer.

Klinkt niet heel aantrekkelijk toch? Toch is dit wat vaak gebeurt als je als ondernemer je in je acties laat leiden door de waan van de dag. Dit is behoorlijk mensen-eigen en daarom gebeurt dit ook zo vaak.

Een beter voorbeeld van succes

Laten we eens naar het voorbeeld van Anton kijken: Anton is al jaren aan het sparen om zijn eigen onderneming te bekostigen. Hij koos er voor te rijden in een goedkope auto om meer te kunnen sparen. Op een dag besluit hij zijn baan op te zeggen en zijn eigen bedrijf te starten. Na drie jaar heeft hij genoeg inkomsten om van zijn eigen zaak te leven. 

Omdat Anton niets heeft geleend, houdt hij nu geld over om te investeren in het automatiseren van routine klusjes in zijn bedrijf. Ook bij Anton blijft de vraag groeien, maar hij is selectief met het aannemen van opdrachten en bekijkt goed waar hij de meeste winst uit kan halen.

Na nog een aantal jaar huurt Anton een aantal mensen in. Hij neemt de tijd om te onderzoeken welke taken hij het beste kan toevertrouwen aan zijn medewerkers zodat hij er geen omkijken naar heeft. Ondertussen worden er nieuwe processen geautomatiseerd en worden oude systemen vervangen door nieuwe. 

De omzet is ondertussen flink gestegen en de winst ook. Anton profiteert zelf van de winst. Hij besluit dat het geen kwaad kan te verhuizen naar een duurder huis en wat vaker op vakantie te gaan. Het gros van de winst stopt hij echter weer terug in het bedrijf.

Omdat Anton zo veel van zijn werk kan delegeren en automatiseren, besluit hij een dag minder te gaan werken om wat meer tijd aan zijn kinderen te kunnen besteden. 

Mensen die Anton kennen zijn erg jaloers op hem, want hij runt een groot bedrijf met een aantal medewerkers, hij heeft een groot huis en gaat op dure vakanties. Daarnaast straalt hij altijd een bepaalde rust en vrolijkheid uit. Van binnen is Anton ook erg gelukkig.

Het Eisenhower model

Misschien kon je in de voorbeelden al wat patronen ontdekken maar laten we er wat meer in detail op ingaan. Het Eisenhower model stelt dat er 4 kwadranten zijn waarin je taken kunt onderverdelen:

1. Urgent en belangrijk

Dit zijn taken die je vrij snel moet oppakken en die ook belangrijk zijn. Ze vragen direct jouw aandacht en zijn belangrijk om jouw bedrijf verder te helpen. 

Voorbeeld 1: Je hebt afgesproken met een klant en die staat nu voor de deur. Dan doe je de deur open. 

Voorbeeld 2: Je hebt morgen een deadline voor een project dat nog niet af is. Dan moet je hoogst waarschijnlijk daar nu flink tijd in steken.

Taken in het eerste kwadrant kun je niet negeren en moeten simpelweg gedaan worden. Maar pas op dat je niet vast komt te zitten door zaken in het volgende kwadrant te lang uit te stellen.

2. Niet-urgent, wel belangrijk

Waar punt 1 vrij vanzelfsprekend is, is punt 2 dat niet. Zaken die niet urgent zijn, maar wel belangrijk. Ze vereisen niet direct je aandacht, maar moeten wel een keer gedaan worden.

Voorbeeld 1: Je bureau is rommelig, wat je werkproces vertraagt. Als je dit niet nú doet is er niks aan de hand, maar als je dit te lang laat liggen wordt het problematisch.

Voorbeeld 2: Je moet iedere maand facturen versturen: een tijdrovende klus. Het zou beter zijn als het geautomatiseerd wordt; dat zou veel tijd schelen. Ook niet erg als je dit niet morgen al voor elkaar hebt, maar hoe langer je wacht hoe meer werk het je kost.

Taken uit kwadrant 2 worden te vaak uitgesteld door te veel werk uit het eerste kwadrant. Zorg dus dat je tijd vrijmaakt voor deze taken.

Maar zorg ook voor de juiste balans. Sommige mensen zitten te veel in kwadrant 2 waardoor belangrijke en urgente zaken niet op tijd uitgevoerd worden.

3. Urgent, niet belangrijk

Urgente zaken die helemaal niet belangrijk zijn. Dit zijn vooral onderbrekingen van je werk die voor een ander belangrijk zijn maar niet voor jou.

Voorbeeld 1: Je moeder belt je op terwijl je aan het werk bent. Urgent omdat er op dat moment aandacht van jou gevraagd wordt, maar niet belangrijk voor je werk.

Voorbeeld 2: Een vroegere medewerker vraagt of jij een goed woordje voor hem wil doen op zijn LinkedIn. Misschien belangrijk voor hem, maar niet voor jou.

Wees erg op je hoede voor zaken uit dit kwadrant. Als iemand jou om een gunst vraagt, oordeel dan goed of dit belangrijk is voor je bedrijf en of je er voldoende tijd voor hebt. Wees streng en weiger zulke taken als dat beter is.

4. Niet urgent en niet belangrijk

Niet urgent en niet belangrijk. Je hebt niks aan deze activiteiten, tenminste niet om je bedrijf verder te helpen. Die leiden je alleen maar af.

Voorbeeld 1: Door je Facebook timeline scrollen. Dit kost je alleen maar tijd (vaak meer dan je wilt) en levert je helemaal niets op.

Voorbeeld 2: Gamen. Spreekt voor zich.

Alles wat je doet in dit kwadrant kan uitstelgedrag zijn, of omdat je even wat anders wilt vanwege de stress. Als jouw omgeving deze afleidingen stimuleert, zorg dan dat je daar wat aan doen (een kwadrant 2 bezigheid)

Waar moet je tijd aan besteden?

Het mag duidelijk zijn dat in de voorbeelden van Peter en Anton, Anton veel tijd heeft gestoken in kwadrant 2 om toekomstige problemen te voorkomen. Hij vermeed kwadrant 3 waar nodig en zei nee als dat nodig was. Kwadrant 4 was uit den boze.

Peter liet zich teveel leiden door de waan van de dag waardoor hij veel in kwadrant 1 en 3 zat. Daardoor was er geen tijd voor kwadrant 2. Door alle stress zoekt hij z’n heil in kwadrant 4 maar dat maakt het alleen maar erger.

Een voorbeeld van een goede balans is 70% kwadrant 1, 25% kwadrant 2, 5% kwadrant 3, 0% kwadrant 4.

Een paar praktische tips voor een betere balans in de kwadranten:

• Zit je teveel in kwadrant 4? Pak dan als eerste je uitstelgedrag aan. Zorg dat je voldoende energie hebt.
• Minimaliseer je tijd in kwadrant 3. Schakel zoveel mogelijk bronnen van afleiding uit. Leer nee te zeggen.
• Zorg dat je iedere week tijd reserveert voor kwadrant 2 taken. Zet ze in een weekplanning.
• Heb je niets voor kwadrant 2? Minimaliseer je omgeving. Bedenk manieren om processen te automatiseren, of te delegeren naar medewerkers of freelancers.
• Wordt al je tijd opgeslokt door kwadrant 1? Dan komt dat door een tekort aan tijd doorgebracht in kwadrant 2. Maak hier tijd voor vrij.