Minimalistisch ondernemen

Minimalisme is een trend die de laatste jaren weer bijzonder populair is. Vooral het ‘ontspullen’, maar ook ‘kleiner wonen’ en op zoek gaan wat je echt belangrijk vindt in het leven hoort daarbij. 

Ik ben er groot voorstander van. En ik heb het onderwerp voor mezelf nog wat breder getrokken. Ik denk dat ondernemers ook veel baat kunnen hebben bij het minimaliseren van diverse aspecten van het ondernemen.

Niet opruimen, maar minimaliseren

Of je nou vanuit huis werkt of op een kantoor maakt geen verschil. We weten allemaal dat een opgeruimde omgeving meer rust geeft, en ook veel praktischer is als je iets zoekt wat je nodig hebt. 

Maar in plaats van alleen maar opruimen, is het veel handiger om overbodige spullen weg te doen. Hoe minder spullen je hebt, des te minder kán het een zootje worden. Eigenlijk is opruimen alleen maar symptoombestrijding; ‘spullen weg doen’ is het probleem bij de bron aanpakken.

Mijn oude werkgever had altijd een gigantische stapel A4’tjes op zijn bureau. Vaak doorzocht hij de hele stapel om iets terug te vinden, om er dan vervolgens achter te komen dat het er helemaal niet tussen zat. Hij ging er dan nog een keer doorheen… voor de zekerheid.

Maar waar te beginnen? Ik raad aan om klein te beginnen, en één plek per keer aan te pakken, zodat je niet overweldigd raakt. Een paar voorbeelden:

• Alles wat er op je bureau ligt.
• Je bureaulades
• Die gigantische stapel met bewaarde printjes, tijdschriften, lijstjes etc.
• Eén lade van één kast
• Die bak met al die kabels en oude elektronica
• Een map vol documenten die al lang niet meer relevant zijn
• Boeken

Digitaal minimaliseren

Als je alle bovenstaande al gedaan hebt, ben je al flink op de goede weg. Maar wat veel mensen tegenwoordig doen, is alles digitaliseren. Foto’s, documenten, je kunt het allemaal uit het zicht halen door het op een harde schrijf te zetten. 

Hoewel dit zeker een verbetering is, is het enkel het verplaatsen van het probleem. Een computer overvol met allerlei documenten, foto’s, mailtjes, apps etc. geeft nog steeds hetzelfde praktische probleem: je kunt niets terug vinden, en je zult je nog steeds overweldigd voelen.

Dus, zodra je klaar bent je fysieke omgeving te ontspullen, begin dan met de digitale!

Ik heb een lijst voor je gemaakt om na te lopen:

• Applicaties op je computer
• Apps op je telefoon/tablet
• Je contactenlijst
• E-mails (meld je meteen af bij al die nieuwsbrieven die je toch niet leest)
• Losse documenten
• Je bureaublad
• Bookmarks in je browser
• Foto’s (sommige gebeurtenissen zijn echt niet zo boeiend meer na een jaar)
• Alles wat je op Facebook volgt
• Je cloud-bestanden (Google Drive, iCloud, Dropbox etc)
• Video-bestanden
• Waar heb je je overal geregistreerd? Welke dienst kan je opzeggen? (deze is pittig!)

Versimpel je administratie

Naast digitale en fysieke ‘spullen’ heb je als ondernemer ook te maken met allerlei processen. Probeer deze zo simpel mogelijk te maken. 

Wat ik bijvoorbeeld doe is zorgen dat ik álle financiële administratie 1x per maand allemaal tegelijk doe. Facturen sturen, de balans opmaken, BTW aangifte etc. 

Probeer ook zoveel mogelijk te automatiseren, bijvoorbeeld het bijhouden van je gewerkte uren. Zoek naar een ‘systeem’ dat voor jou het beste werkt, het hoeft niet eens digitaal te zijn. Dit schema is erg handig om te kijken of het de moeite waard is om een routinetaak te automatiseren. 

Probeer zo weinig mogelijk diensten te gebruiken. Er zijn gigantisch veel tools beschikbaar die het jou als ondernemer proberen makkelijker te maken, maar het gebeurt vaak dat je uiteindelijk meer tijd kwijt bent met het optimaliseren van die tools dan dat je er tijd mee bespaart. 

Zo gebruik ik bijvoorbeeld maar één clouddienst. Ik probeer ook zo weinig mogelijk extra tools op mijn mac te installeren, maar zoveel gebruik te maken van de standaard meegeleverde apps (die ook beter met elkaar samenwerken).

Eerst een project, daarna een gewoonte

Als je je nog nooit hebt beziggehouden met minimaliseren, zoals ikzelf tot een aantal jaren geleden, dan kan het behoorlijk overweldigend lijken. Dit is ook vaak de reden dat je er nooit aan begonnen bent. Ergens weet je ook wel dat je echt niet alles hoeft te bewaren, maar voor ons instinct voelt het als de veilige keuze.

Begin klein. Pak één ding tegelijk aan. Ruim bijvoorbeeld iedere dag iets op. Maak er een project van. Ik heb dit zelf ook zo gedaan met mijn spullen. Al met al ben ik er zeker een jaar mee bezig geweest. 

Pas op dat het geen obsessie wordt en je spullen gaat weggooien met als doel het weggooien zelf. Uiteindelijk bereik je een punt waarop er niets meer te minimaliseren valt. Je houdt dan alleen nog maar spullen over die echt essentieel voor jou en je bedrijf zijn. Dan ben je ‘klaar’. Vanaf dat moment hoef je alleen nog maar te zorgen dat er geen nieuwe troep bij komt. Wees kritisch wanneer je iets aanschaft of krijgt. Kijk of je wellicht iets anders kunt wegdoen. 

Ook is het verstandig om na het minimalisatie project periodiek weer eens door alles heen te gaan (wat véél makkelijk is dan de eerste keer!). Ikzelf doe dit eens per half jaar.

Focus

Ontspullen en minimaliseren zijn over het algemeen vrij praktische activiteiten. Nog veel belangrijker is dat je je langetermijnvisie op orde hebt. Minimaliseer het aantal doelen voor je bedrijf. Focus op de belangrijkste. Zorg dat je weet wat je belangrijkste product of dienst is en probeer dat te laten groeien.

Als je een sterke focus hebt met je bedrijf en weet wat je in de toekomst wilt bereiken, is het vele malen makkelijker om afleidingen te weerstaan, en je niet te laten beïnvloeden door meningen van anderen. 

Ook kun je met een sterke focus tijdens het werken veel sneller in de flow komen. Dat maakt je vele malen productiever.